GDPR

Rutiner för hantering av medlemsdata

Allmänt
Numer är det EU-förordningen GDPR, General Data Protection Regulation, som reglerar hur personuppgifter ska behandlas. Solsidans Båtklubb följer GDPR.

Här beskrivs hur medlemsdata som lagras i klubbens register hanteras. Klubben är personuppgiftsansvarig och styrelsen ansvarar för att föreningen följer GDPR. En matrikel med uppgift om medlemmars kontaktuppgifter, som adress, telefonnummer och e-postadress, finns tillgänglig på hemsidan under en behörighetskyddad flik. Informationen används för att kunna genomföra fakturering och kommunikation med medlemmar till exempel. för matrikel, distribution av årsmötesinformation och kallelser.

Berörda register
Solsidans Båtklubb har två register, ett medlemsregister i Excel och ett föreningsregister som är en del av ekonomisystemet. Excellsystemet förser förenings- och ekonomisystemet med data. Medlemsdata förekommer också i mailkataloger. Inkommande mail till klubben vid ansökan och utgående vid till exempel fakturering.

Lagrad information
Excellregister
- Medlemsnummer
- Namn
- Adress
- Mailadress
- Telefon
- Båtinnehav med data om båten
- Uppgift om bryggplats
- Uppgift om varvsplats
- Datum för köplats

Förenings- och ekonomisystem
Samma information som angivits för Excellregister. Tillkommande uppgifter:
- Uppgifter om avgifter för de ”tjänster” som berör respektive medlem
- Fakturainformation
- Betalningsinformation

E-postsystem
Information från Excellregister och föreningsregister kan används.

Rensning av register
Medlemsdata rensas tre år efter att medlem avslutat medlemskap i klubben. E-postkataloger
rensas årligen.

Medlems rättigheter
Medlem som önskar registerutdrag eller rättning kontaktar klubben via e-post eller post.

Ta del av registerinnehåll
Medlem har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av medlemmens
personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse medlem med en kopia av
de personuppgifter som är under behandling. Informationen lämnas till medlem omgående,
senast inom en vecka.

Rättning av fel i register
Medlem har rätt att få sina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade. Påtalad felaktighet rättas omgående, senast inom en vecka.

Radering ur register
Medlem har under vissa omständigheter rätt att få sina personuppgifter raderade:
• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om medlem återkallar samtycket som ingicks i och med ansökan om medlemskap
• Om medlem motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt eller i strid med klubben rutiner.